Ketua : Suryatiningsih, S.T., M.T., OCA (07800068)
Anggota :
Dr. Dedy Rahman Wijaya (07840011)
Ir. Ely Rosely, M.B.S. (15640027)
Dr. Farah Afianti (19860010)
Elis Hernawati, S.Kom., M.T (14750035)
Aprianti Putri Sujana, S.Kom., M.T.(20880008)
Ady Purna Kurniawan, S.T., M.T. (14880002)
Rikman A. Rudawan, S.T., M.Kom. (20820003)
Setiap wilayah di Indonesia terbagi menjadi provinsi, kecamatan, kelurahan atau desa kemudian Rukun Warga (RW) dan Rukun Tetangga (RT). Provinsi Jawa Barat dengan ibukota provinsi terletak di Bandung. Sedangkan, Kabupaten Bandung memiliki 31 kecamatan, 10 kelurahan, dan 270 desa. Diantara susunan pemerintahan ini saling bertukar informasi kependudukan yang harus tersinkronisasi. Salah satu informasi penting mengenai jumlah penduduk yaitu kelahiran dan kematian. Catatan mengenai kedua parameter tersebut harus tersimpan guna penyampaian informasi yang valid. Universitas Telkom terletak di kabupaten Bandung sehingga kegiatan pengabdian masyarakat ini menyasar ke lingkungan sekitar. Pada proposal ini, difokuskan pada pengembangan Desa Lengkong, Kecamatan Bojongsoang, Kabupaten Bandung. Dalam pekerjaannya, Kepala Desa Lengkong dibantu oleh 3 orang staf bidang pelayanan yang terdiri dari:
1. Kepala Seksi Pelayanan
Tupoksi : menangani pelayanan surat keterangan (suket) kelahiran, kematian, belum menikah, keterangan janda/duda, belum bekerja
2. Kepala Seksi Pemerintahan
Tupoksi : menangani pelayanan suket kependudukan seperti pembuatan KTP dan perubahan KK, domisili untuk perseorangan dan perusahaan, surat keterangan usaha
3. Kepala Seksi Kesejahteraan
Tupoksi : menangani pelayanan suket SKTM, BPJS, bantuan sosial, izin nikah
Pelaksanaan birokrasi pemerintahan tidak bisa sepenuhnya mengandalkan kedatangan langsung. Waktu pelayanan bisa dalam satu hari jika persyaratan sudah lengkap. Tapi kendalanya adalah jika ada orang yang tidak membawa surat pengantar dari RT/RW dan syarat-syarat lainnya, sehingga harus kembali lagi ke kantor desa untuk melengkapi. Kurangnya pemahaman masyarakat mengenai prosedur dan persyaratan yang harus dilengkapi untuk pengajuan surat keterangan yang dibutuhkan. Kurangnya kesadaran masyarakat (public awareness) terhadap data kependudukannya masing-masing, seperti tidak melakukan perubahan KK saat anggota keluarga bertambah. Jumlah pelayanan di Desa Lengkong sebanyak 20-30 transaksi per hari, masih jauh di bawah target 70 per hari. Hal ini dikarenakan masih banyak calo yang menawarkan jalan pintas kepada masyarakat dengan biaya sekian rupiah. Belum ada demografi warga secara visual yang dapat diakses secara realtime sehingga Kepala Desa Lengkong membutuhkan waktu beberapa hari untuk mengetahui kondisi terkini berdasarkan laporan petugas yang turun ke masyarakat. Selain itu terdapat suatu kondisi dimana masyarakat ataupun petugas pemerintahan tidak bisa berinteraksi atau berkomunikasi secara langsung. Sebagai contoh pada kondisi pandemic yang dialami dunia di tahun 2020 ini karena covid-19. Pemerintah menekan penyebaran penyakit tersebut melalui program Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB). Hal ini mengakibatkan banyaknya kendala yang dialami masyarakat maupun petugas dalam kepengurusan pembuatan surat kependudukan.
Dengan kondisi ini perlu dibuat sebuah aplikasi layanan administrasi surat kependudukan berbasis online agar staf pelayanan di Desa Lengkong dapat dengan mudah melayani administrasi pembuatan surat kependudukan. Selain itu masyarakat tidak pelu mendatangi kantor kelurahan, cukup mengajukan permohonan pembuatan surat dari rumah melalui aplikasi web. Sehingga tujuan utama desa Lengkong sebagai smart village bisa tercapai. Tim abdimas dari Fakultas Ilmu Terapan, Telkom University berusaha memberikan solusi terhadap permasalahan mitra sebagai berikut:
1. Membangun dan mengembangkan sistem informasi berbasis web untuk staf bagian pelayanan dan masyarakat Desa Lengkong di bidang pelayanan yang dapat membantu masyarakat untuk pengajuan suket berserta persyaratan yang diperlukan.
2. Menyediakan media public awareness dalam bentuk poster atau infografis, video animasi dan game edukasi yang berisi tentang prosedur pelayanan masyarakat dan pentingnya data kependudukan di Desa Lengkong.
3. Memberikan pelatihan dan workshop kepada petugas pelayanan Desa Lengkong mengenai pengelolaan konten di channel YouTube dan media sosial dalam rangka meningkatkan diseminasi informasi kepada masyarakat.
Berikut vicon antara Tim abdimas dan Perangkat Desa Lengkong:
https://www.youtube.com/watch?v=SwZiGOMbSM8&feature=youtu.be